Номенклатура дел учреждения. Статьи по теме. Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения.

Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения – систематизированного перечня наименований дел. Как составить и вести номенклатуру дел, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Организация хранения и архивации документов учреждения регламентирована следующими законодательными и нормативными правовыми актами: Все правила документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте оформить подписку! Программа Показа Скорости Интернета. Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения. Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Текущее хранение дел ведется по месту их формирования и делится на хранение исполненных документов и тех, которые находятся в процессе исполнения.

Подготовка исполненных документов к хранению включает: экспертизу ценности документов; оформление документов, сдаваемых в архив; составление описи документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный). В свою очередь, документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Скорый поиск документов в ежедневной текущей работе возможен лишь при их четкой классификации – распределении и группировке документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Номенклатура дел учреждения. Составление номенклатуры дел – основной вид работы, обеспечивающей систематизацию документов учреждения. Согласно пункту 7.

ГОСТ Р5. 11. 41- 9. На основании номенклатуры дел производится: группировка исполненных документов в дела, которые могут состоять как из одного документа, так и из совокупности документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных под отдельную обложку (п. ГОСТ Р5. 11. 41- 9. Номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам). Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики их работы или организационно- правовой формы, в том числе и для бюджетных учреждений. Номенклатура дел используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. В нее включаются все дела организации и журналы регистрации, за исключением научно- технических документов и печатных изданий.

При этом различают: три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную – для конкретной организации; номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения в целом. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Такая номенклатура относится к нормативным документам. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной. Так, в номенклатуру дел учреждения из типовой или примерной номенклатуры дел переносят предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве учреждения.

При этом допускается конкретизация заголовков с учетом специфики учреждения. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Каждое учреждение независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел имеет конкретную номенклатуру дел. Основные требования к номенклатуре дел. Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем- референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста учреждения. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, а также комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. Номенклатура дел учреждения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года.

Основанием для нее служат номенклатуры дел структурных подразделений. Сводную номенклатуру дел учреждения рассматривает и одобряет экспертная комиссия. Дальнейшие действия зависят от того, поступают документы на государственное хранение или нет. В первом случае номенклатура дел визируется архивистом и направляется на согласование в государственный архив. Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации.

Ленинградское областное государственное казённое учреждение "Управление. При составлении конкретной номенклатуры дел (форма приведена в . Как сформировать номенклатуру дел учреждения, как организовать текущее хранение документов и их архивацию с учетом сроков . В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив. Номенклатура дел представляет собой своего рода . Как в казенном учреждении организовать хранение документов? Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень. Форма акта приведена в приложении 4 к Правилам работы архивов. Номенклатура дел Государственного казенного учреждения.

В любом случае по окончании формирования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения, после чего печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается руководителем учреждения и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Номенклатура дел организации пересматривается не менее одного раза в пять лет. Как правило, номенклатура дел включает следующие реквизиты: наименование учреждения; наименование вида документа; дату и индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст и подпись; гриф согласования (одобрения). Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел; заголовки дел; количество дел (томов, частей); номер статьи по перечню; примечания.

Образец номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень. Журнал учета проверок учреждения, проводимых органами . Номенклатура дел организации – составление и утверждение. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают .

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно- распорядительную документацию. Названиями остальных разделов номенклатуры дел чаще всего выступают названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой учреждения. Если в учреждении нет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно- отраслевой или функциональной схеме. Соответственно, в таком случае названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлениями деятельности учреждения. На основе номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 1. В архиве учреждения номенклатура используется для учета дел временного (до 1.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки исполненных документов. Читайте по теме в электронном журнале.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела может состоять, например, из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: «0. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (0. В графу 2 включают заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко и в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, таких как «разные материалы» или «общая переписка». Также недопустимы вводные слова и сложные синтаксические обороты.